Jak mylabelmaker.com pomógł mi robić etykiety produktów z Arkuszy Google

Nick z Huisman Tricot szukał narzędzia, które ułatwi oznaczanie produktów w ich sklepie z tekstyliami. W tym artykule opisuje, jak w mylabelmaker zamieniają arkusz z produktami w etykiety, niezależnie od tego, czy potrzebują całej serii, czy tylko wybranych produktów.

• SklepHuisman Tricot, sklep z tekstyliami i całym asortymentem do oznaczenia.
• DaneKażdy artykuł i jego kod EAN są już w jednym arkuszu Google.
• ZadanieZnaleźć jeden produkt albo kilka i wydrukować tylko potrzebne etykiety i kopie.

Naszą listę produktów trzymamy w Arkuszach Google (Google Sheets). Pracuję w Huisman Tricot, sklepie z tekstyliami, i to, czego chciałem, było dość proste: używać tego arkusza jako bazy danych naszych artykułów i produktów, znaleźć produkt po jego kodzie EAN i wydrukować potrzebne etykiety produktowe.

Niekoniecznie dla każdego produktu w arkuszu. Czasem tylko dla jednego.

Brzmi to jak drobna różnica, ale właśnie to był główny problem, który próbowałem rozwiązać. Lista produktów jest przydatna. Ale dopiero możliwość wyszukania konkretnego EAN i wydrukowania tylko etykiety powiązanej z tym wierszem sprawiłaby, że przyda się w tej pracy.

Nie szukałem kolejnego miejsca, w którym trzeba utrzymywać te same informacje o produktach. Chciałem praktycznego sposobu pracy z informacjami, które już są w arkuszu.

Szukam etykiet produktowych z Arkuszy Google

Trafiłem na mylabelmaker, kiedy szukałem sposobu na używanie Arkuszy Google z ZebraDesigner 3.

Pierwsze, co mi się spodobało, to wygląd. Był przejrzysty i intuicyjny. Kiedy testujesz oprogramowanie, to robi różnicę. Chcesz zrozumieć, czy da radę wykonać zadanie, a nie poświęcać całą uwagę na szukanie, gdzie co jest.

Pierwsze wrażenie miałem pozytywne, ale w procesie, którego chciałem, czegoś brakowało.

Widziałem, jak wydrukować wiersze z arkusza. Chciałem jednak znaleźć jeden konkretny artykuł, na przykład wyszukując jego EAN, i wydrukować tylko tę etykietę.

Arkusz może zawierać cały twój asortyment. To nie znaczy, że za każdym razem, gdy go otwierasz, potrzebujesz etykiet dla całego asortymentu.

Prośba o funkcję, która jeszcze tego samego dnia stała się aktualizacją

Napisałem do twórcy e-mail z pytaniem o wyszukiwanie i wybieranie pojedynczych wierszy.

Wyjaśnił, że mylabelmaker powstał pierwotnie dla jego kuzyna i że dodaje funkcje, gdy ludzie o nie proszą. Powiedział, że doda wyszukiwanie i filtrowanie, a do tego sposób na wydrukowanie etykiety aktualnie widocznej na płótnie.

Jeszcze tego samego dnia napisał, że aktualizacja jest już dostępna.

Opisałem dość konkretne wymaganie, a rozmowa przeszła już od pytania, czy to w ogóle możliwe, do aktualizacji, którą mogłem wypróbować.

Nick, Huisman Tricot

Ta szybka reakcja zrobiła na mnie wrażenie. Od razu pojawiło się też kolejne pytanie: ilości.

Znajdź produkt po EAN, potem wybierz liczbę kopii etykiety

Załóżmy, że mamy dwadzieścia sztuk tego samego produktu. Znalezienie jego rekordu w arkuszu jest przydatne, ale nie chcę powtarzać drukowania dwadzieścia razy.

Chciałem wpisać „20” i wydrukować dwadzieścia kopii etykiety tego produktu.

Potem była następna wersja: co, jeśli zaznaczę dwa produkty i będę potrzebował po dwadzieścia etykiet dla każdego?

To czterdzieści etykiet, ale tylko dwa rekordy z danych. Różnica między liczbą wybranych produktów a liczbą kopii ma znaczenie.

Odesłałem te sugestie twórcy.

Wyjaśnił zaktualizowane opcje drukowania: drukowanie pojedynczej etykiety miało pytać o liczbę kopii, a główne drukowanie miało korzystać z zaznaczonych wierszy i pytać o liczbę kopii na wiersz. Opcja drukowania pojedynczej etykiety była też w panelu edycji wiersza.

To było znacznie bliższe procesowi, który miałem na myśli.

Wybrane wiersze albo cała seria z jednego arkusza

Interesowało mnie to, że te same dane można wykorzystać na różne sposoby.

Czasem potrzebujesz etykiet dla całej serii. Czasem tylko dla kilku wybranych artykułów. A czasem szukasz jednego EAN i chcesz kilka kopii tej jednej etykiety.

Nie powinno być potrzeby odtwarzania listy produktów w każdej z tych sytuacji.

Gdy pola danych są już połączone z układem etykiety, chodzi o to, żeby kolejny wydruk przygotować w kilku kliknięciach: wybrać rekordy, ustawić ilość i sprawdzić, co zaraz wydrukujesz.

Jako przykład z branży tekstylnej wyobraź sobie ten sam artykuł w kilku kolorach albo rozmiarach. Możesz potrzebować dwudziestu etykiet dla jednego wariantu i dwudziestu dla drugiego, bez drukowania czegokolwiek dla pozostałych wariantów.

Przydatne nie jest samo drukowanie mnóstwa etykiet. Przydatna jest kontrola nad tym, które etykiety się drukują.

Nick, Huisman Tricot

Jedno małe zabezpieczenie, którego wciąż chciałem

Po omówieniu tych zmian miałem jeszcze jedną sugestię: opcję startu bez zaznaczonych wierszy.

Martwiłem się przypadkowym drukowaniem. Jeśli ktoś otworzy dużą listę produktów i zapomni odznaczyć pozostałe wiersze, może wysłać do drukarki dużo więcej etykiet, niż zamierzał.

Wolę świadomie wybrać produkty potrzebne do danego zadania.

To była moja kolejna prośba, a nie aktualizacja, którą ktoś mi potwierdził. To też powód, dla którego sprawdzałbym zaznaczenie przed rozpoczęciem wydruku, zamiast zakładać, że ustawienie domyślne jest właściwe.

W porównaniu z projektowaniem etykiet czy funkcjami kodów kreskowych może to brzmieć jak drobiazg. Ale przy tym, jak chciałem używać tego programu, to był element, dzięki któremu cały proces stawał się niezawodny.

Dlaczego mylabelmaker zwrócił moją uwagę

Zrobiło na mnie wrażenie połączenie prostego interfejsu z twórcą, który słuchał, jakie zadanie naprawdę próbuję wykonać.

Moja prośba nie była szczególnie skomplikowana: trzymać informacje o produktach w Arkuszach Google, znaleźć artykuł po EAN i wybrać, które etykiety (i ile kopii) wydrukować.

Ale właśnie te szczegóły odróżniają zwykły program do projektowania etykiet od czegoś, co może się wpasować w nasz dzień pracy.

Nie potrzebowałem kolejnej bazy produktów. Potrzebowałem lepszego sposobu na korzystanie z tej, którą już mieliśmy.

Nick, Huisman Tricot

Właśnie dlatego warto było przyjrzeć się mylabelmaker.

Drukuj etykiety produktowe z własnego arkusza Google

Chcesz wypróbować ten sam układ? Z arkuszem, który już masz, zajmie to kilka minut.

1. Otwórz https://app.mylabelmaker.com. Bez rejestracji.
2. W Arkuszach Google wybierz Plik (File), Udostępnij (Share), Opublikuj w internecie (Publish to the web) i wybierz wartości rozdzielane przecinkami (.csv). Skopiuj link.
3. W aplikacji kliknij Data (dane) po prawej i wklej ten link w karcie Google Sheet.
4. Otwórz Variables (zmienne) i kliknij kolumny z nazwą produktu, rozmiarem i ceną, żeby umieścić je na etykiecie.
5. Dodaj kod kreskowy i ustaw typ EAN-13. Przy zaznaczonym kodzie kreskowym kliknij w Variables swoją kolumnę z EAN.
6. Otwórz Edit row (edytuj wiersz), znajdź potrzebny EAN i zaznacz wiersze, które chcesz wydrukować.
7. Kliknij Print i wpisz liczbę kopii na wiersz albo użyj Print this (drukuj to) dla etykiety z płótna.